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Todo lo que tienes que saber para realizar videoconferencias de trabajo exitosas

En muchos aspectos, las reuniones online y las presenciales pueden ser semejantes, especialmente en las cuestiones de fondo, donde el objetivo y propósito de la reunión sería el mismo. Sin embargo, difieren de manera importante en la forma y eso mismo incide en la metodología y en los protocolos a seguir para que se cumplan sus propósitos.

Ambas tienen reglas para ser exitosas y eficaces, pero no hay duda de que el futuro está cada vez más del lado de las reuniones en línea. Es un futuro que las circunstancias actuales pueden haber adelantado, pero sin duda ha llegado para quedarse.

Lo anterior es más cierto atendiendo a aspectos tales como la globalización, las distancias, y el auge del “home office” o trabajo en casa. Ahora mismo, debido a la crisis, las reuniones online ya son el presente del trabajo y la comunicación entre miembros de un equipo.

Así que nuestros hábitos tienen que cambiar y hay que reaprender. Lo que nos ha funcionado hasta ahora se ha modificado bruscamente. Nuestra experiencia anterior en materia de gestión de reuniones nos puede empujar a seguir haciéndolas como si fueran presenciales, pero ya no se trata de los mismo.

Ambos tipos de reunión deben planificarse bien, pero los detalles, el modo de gestión y la metodología de participación ha cambiado.

Puntos básicos que diferencian los tipos de reunión

Lo fundamental es advertir que la comunicación humana usual se vale de tres canales: el auditivo, el visual y el kinestésico. Cada uno de ellos añade dosis importantes de información que es enviada, recibida y percibida por el otro.

En una llamada telefónica solo está disponible el canal auditivo. Aunque las palabras, el acento, el volumen y las inflexiones nos dan mucha información, si algo notamos, por ejemplo, en el tono de voz, tendremos que preguntar de manera explícita para confirmar la percepción de lo que escuchamos. El tono de voz, la forma, la intencionalidad con la que algo se expresa, puede mandar un mensaje diferente que desmienta el contenido explícito.

Reuniones auditivas

Si, además, podemos ver al otro, es decir tenemos también abierto el canal visual, contamos con mucha mas información: cómo está vestido, qué gestos hace con la cara y manos, cómo se mueve, enfatiza y acompaña lo que dice. Esto, aunque de manera parcial, también está disponible en una pantalla.

Reuniones visuales

Pero cuando el interlocutor está presente y la comunicación es “en vivo y en directo”, contamos con el canal kinestésico (término originalmente referido al movimiento del cuerpo). Es decir, tenemos todo el lenguaje corporal a nuestra disposición. No solo lo auditivo ni lo visual, sino lo que proporcionan los demás sentidos: el olfato e incluso el tacto, por eso nos damos la mano, nos abrazamos o nos tocamos. Sabemos mejor si el otro está lejano o cercano. Podemos percibir parte de sus sentimientos, actitud y disposición en ese momento. Y todo ello envía importantes cantidades de información.

canal kinestésico

Si este último canal no está disponible, como ocurre en las reuniones virtuales a distancia, la emocionalidad no se percibe ni se transmite tan fácilmente. Es más difícil la comunicación emocional, la directa. Entonces para dar, obtener o validar información de este tipo (reacciones emocionales, actitudes) tenemos que aumentar o explicitar mejor lo que se percibe solo auditiva o visualmente. Hay que abordarla de manera más directa o franca.

Lo anterior significa que el moderador o conductor de una reunión deberá trabajar más, ser más explicito, a veces confrontante, preguntar más y más a menudo. Para que lo más que se pueda sea dicho y validado y no se quede solamente en una interpretación.

¿Cómo mejorar nuestras reuniones online? 

Siempre se debe convocar con antelación suficiente una reunión online, enviar previamente los puntos a tratar, informar de los participantes y explicitar lo que se quiere lograr. La convocatoria también tiene que acompañar información o documentación relevante. Si esto no se ha podido hacer, o no totalmente, por ahí es por donde hay que empezar la reunión en línea.

Procurar contar con las mejores herramientas tecnológicas disponibles. Existe una variedad de plataformas y sistemas de comunicación digital adecuadas para hacer reuniones como Skype, Zoom o Hangout.

En las reuniones a distancia hay más facilidades para que los participantes se distraigan,  hay otros estímulos ocultos a los demás, se pueden hacer dos cosas a la vez sin que sea tan fácilmente percibido. Por eso el conductor de la reunión debe estar vigilante y mantener la atención de todos y hacerlo participar, aún con apelaciones directas.

Como ya ocurre presencialmente, se puede no estar de acuerdo con algo y callarlo. En las reuniones online es más difícil percibirlo. Así que por un lado, hay que fortalecer el compromiso, pero también animar a que se exprese la posible disidencia: La percepción de las actitudes de los participantes es menos clara. Por lo tanto, hay que preguntar explícitamente a cada uno opinión y la posición respetiva. Dar menos cosas por sentado.

En las reuniones virtuales la presencia del líder impone menos. Hay más igualdad, por lo tanto, es más horizontal. Esto puede ser una ventaja si el mando actúa más bien como coordinador que como jefe.

Otro aspecto es que en las reuniones online, no hay, al menos de manera inmediata, “la post reunión”, es decir, los comentarios informales posteriores, que se suelen dar en las reuniones presenciales. El ordenador se apaga y ya está. Por supuesto los comentarios “uno a uno” se seguirán dando de otras maneras (llamadas telefónicas). El moderador puede iniciar la siguiente reunión con preguntas tales como: ¿Quedó algos sin decir de la reunión anterior?¿Se ha comentado algo después de ella?

3 puntos que tenemos que tener en cuenta en una reunión en línea

  • La organización de la reunión, que es diferente, tiene que ser mas estructurada y ordenada, más directa y centrarse en cada punto, cerrarlo y pasar al siguiente.
  • Es recomendable decidir previamente los códigos de comunicación visual del grupo. Es como un lenguaje adicional. ¿Qué se hace para pedir la palabra? ¿Para interrumpir algo? ¿Para señalar que se está de acuerdo o en desacuerdo?
  • Los roles: ¿Qué se espera de cada quién? Comenzando con el líder que debe preparar su intervención y dejarse improvisar menos que en las reuniones presenciales. Aquí es actor, pero también de manera importante debe ser un buen observador. Y un firme conductor teniendo en cara los objetivos.
    • El papel del coordinador, que puede ser diferente al del líder. ¿Quién da la palabra? ¿Quién cuida los tiempos? ¿Quién corta las explicaciones excesivas y los comentarios fuera de lugar?.
    • El secretario, por así decirlo. ¿Quién toma notas y hará una acta de la reunión, que sintetice lo discutido y acordado?
    • Los participantes, que deben preparar mejor sus intervenciones, ser más concretos, tener a mano las informaciones necesarias, ser menos improvisados.

Consejos para el momento de las reuniones online

  • Lo ideal es utilizar tanto el sonido como la imagen, es decir, utilizar la cámara y el micrófono, porque es lo que mas se parece a una reunión real.
  • Todo el mundo debe usar la cámara también, para que no aparezca nadie en desigualdad. Nada de oyentes: Si solo algunas personas usan vídeo y otros no, la cohesión del equipo se erosiona rápidamente
  • Cuando se trate de una conversación solo entre dos, se puede usar el teléfono.
  • Lo más importante es intentar conectar visualmente a los participantes.
  • Colocar el ordenador de frente a la altura de donde estaría la cara de las otras personas.
  • No mirar siempre a la pantalla, cuando te dirijas a los otros porque tu imagen aparecerá mirando hacia abajo. Cuando hables a los participantes, mirar a la cámara, para que sientan que te diriges a ellas. No ubicarse demasiado cerca, la óptica puede deformar  la imagen.
  • Si alguien se debe ausentar momentáneamente, debe avisar a los demás.
  • Igual ocurre si se requiere grabar la videoconferencia o reunión. Especialmente importante es asegurar que la reunión no se grabará, a menos que, de común acuerdo y previo aviso se requiera y se avise.
  • En cuanto al sonido hay que recordar que el micrófono recoge todo tipo de ruidos. Hay que cuidar la participación en la reunión desde un área lo más libre de otros sonido (utensilios, otras personas, máquinas, etc.).
  • La mejor forma para eliminar el eco es utilizar auriculares con micrófono
  • El fondo, lo que se ve en la pantalla es también importante. Para que la atención se centre en el participante, en las conferencias de trabajo, el fondo debe ser neutro y sencillo.
  • En las reuniones familiares o con amigos, no se usan protocolos, unos hablan mucho y otros no abren la boca. Pero no es el caso en reuniones profesionales.
  • Si en las videoconferencias participan varias personas, es fundamental el papel del líder o coordinador, para mantener el orden, respetar el oren del día, la agenda y los tiempos para abordar cada tema.

Listado de códigos predeterminados para las videoconferencias de trabajo

    • Es conveniente usar un sistema de señales predefinidos y acordados.
    • En las reuniones presenciales, el lenguaje corporal manda mensajes que son captados por los demás.
    • En las conferencias online lo anterior se pierde.
    • No basta con levantar la mano para pedir la palabra, se pueden acordar turnos para participar mediante señas convenidas. O para acordar o preguntar.
    • También para compartir mensajes breves para aclarar algún punto, antes de cambiar formalmente de tema.
    • No siempre hace falta pedir un turno de palabra ara decir solo una frase.
    • Es conveniente establecer un código común de señales con interpretación clara para todos.

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Artículo redactado por Antonio Cantó – Consultor de InterManGroup

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